COMO FAZER REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS

Estamos na era da inovação e trabalhamos baseados em processos da era industrial. A grande questão é como superar antigos hábitos em prol de algo novo, que realmente seja efetivo em um mundo cada vez mais veloz.

As empresas perdem em torno de 1/4 do tempo tempo em reuniões inúteis, segundo a revista Exame. Isso se dá por uma série de fatores que não cabe aqui mencionar.

Em empresas ditas criativas, que sua matéria prima são ideias, essas reuniões tem um nome mais bonito. Chama-se de brainstorm. Geralmente é aquela reunião inútil que se reúnem várias cabeças pensantes, cada uma na sua área de conhecimento, se passa o briefing, fala-se dos mais diversos assuntos e boom (!) surge a grande ideia.

É fato que essa grande ideia – a mais aplaudida por todos da sala – na maioria das vezes vem daquele ser que tem antes do seu nome o rótulo de diretor X ou Y. Claro que a experiência conta, mas sempre, aí surge um questionamento.

Claro que não há uma fórmula pronta, mas encontrei algo no livro Gamestorming que aplicamos na Uevollu e talvez te ajude a no mínimo traçar uma estratégia para a sua reunião ou brainstorm. O livro sugere o “Sistema dos 7Ps”. Confesso que não somos muito adeptos a essas formulinhas marketeiras, mas o conteúdo é interessante. Então vamos lá.

PROPÓSITO

Na Uevollu o primeiro passo para qualquer plano estratégico é trabalhar o propósito de cada empresa. E para reuniões isso se aplica muito bem. O princípio é se perguntar qual a razão de ser do encontro, se realmente é necessário e qual o resultado final que se espera do encontro.

PRODUTO

Ufa, definindo o propósito da reunião você já estará anos luz a frente dos seus colegas de trabalho. Aí é hora de estabelecer o que se espera como produto final do encontro. Isso significa que deverá haver um residual da reunião, algo efetivo que deverá ser o objetivo final daquele encontro.

PESSOAS

Essa é fácil (na teoria). Elimine a preguiça das pessoas, que levam incontáveis paisagens para a sala e defina quem realmente é importante no encontro.

PROCESSO

Estabelecer um plano para reunião, dando algumas diretrizes e deixando claro como será o processo ajuda e muito para que a reunião seja efetiva. É fundamental dar as pessoas o senso de pertencer e isso não se faz sendo apenas mais um invite no seu calendar.

PERIGOS

Na nossa concepção um dos maiores perigos é as pessoas não aparecerem. Calma, não se trata delas não estarem na reunião fisicamente e sim, estarem de fato no ambiente. Os gadgets que permeiam as reuniões matam a produtividade. Vários estudos apontam que pessoas multitarefas são menos produtivas, logo, fazer uma coisa de cada vez parece ser o mais inteligente se tratando do tempo que se dispensa para estar em uma sala.

PREPARAÇÃO

Chegar alguns minutos antes para preparar o ambiente. Testar a tela, ver se está tudo ok no ambiente que será utlizado, encaminhar materiais de apoio que serão utilizados durante a reunião à torna muito mais efetiva. Perde-se menos tempo e todos se sentem “bem atendidos”.

PREOCUPAÇÕES PRATICAS

A produção de um evento é fundamental para o seu sucesso. Então, se for uma reunião mais extensa procure organizar os horários, reservar restaurantes e deixar tudo pronto para o grande momento. Procure deixar o propósito da reunião visível a todos isso é uma regra de outro para quem quer ter sucesso durante as reuniões. Sempre que o rumo das conversas dispersarem você poderá tomar a rédia e conduzir a todos para o rumo certo.

É interessante que são elementos simples e eles fazem toda a diferença durante as reuniões sejam elas burocráticas ou para se ter ideias.

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